Μία εφαρμογή που ως διαχειριστικό εργαλείο διευκολύνει την άσκηση σύγχρονου μάνατζμεντ στην Τοπική Αυτοδιοίκηση, προσφέροντας:
• Άμεση πληροφόρηση του Δημάρχου, αρμόδιων Αντιδημάρχων και διευθυντικών στελεχών για κρίσιμα δεδομένα στην εξέλιξη του προϋπολογισμού.
• Συνεχής παρακολούθηση της λειτουργίας των υπηρεσιών και δυνατότητα σχεδιασμού και εφαρμογής βελτιωτικών μέτρων, ιδιαίτερα στον τομέα των εσόδων και της περιστολής δαπανών.
• Σχεδιασμός προμηθειών / υπηρεσιών / έργων βάσει σεναρίων χρηματοροών για την αποφυγή συγκέντρωσης ληξιπρόθεσμων χρεών.
• Άμεση και ταχύτατη εικόνα των οικονομικών του Δήμου ως προς τις αποκλίσεις του προϋπολογισμού (θετικές ή αρνητικές), δηλαδή κονδύλια που πρέπει να απορροφηθούν ώστε με το κλείσιμο της οικονομικής χρήσης να μην υπάρχει υπόλοιπο ή κονδύλια για τα οποία υπάρχει «έλλειψη» και πρέπει να ζητηθούν επιπλέον ποσά (αναθεωρήσεις).
• Έλεγχος των αποκλίσεων από τους στόχους που έχουν σταλεί στο ΟΠΔ.
• Στοχευμένη και άμεση λήψη πληροφοριών για αποφάσεις μέσω της δυνατότητας δημιουργίας κατηγοριών.
• Έγκαιρος ταμιακός προγραμματισμός ώστε να αποφεύγονται διορθωτικές παρεμβάσεις από το Οικονομικό Παρατηρητήριο.
Να σημειωθεί ότι ο Καλλικράτης δημιούργησε μεγάλους Δήμους με σωρεία προβλημάτων και δυσλειτουργιών. Οι διαρκείς περικοπές στις επιχορηγήσεις των ΟΤΑ διαμόρφωσαν μια νέα οικονομική πραγματικότητα, ενώ το συνεχώς μεταβαλλόμενο θεσμικό και νομικό πλαίσιο απαίτησε την άμεση λήψη αποφάσεων για προσαρμογή στα νέα δεδομένα.
Συνδυαστικά και με το δεδομένο ότι οι Δημοτικές Αρχές δεν διέθεταν εργαλεία και ανθρώπους προκειμένου να ασκήσουν αποτελεσματική διοίκηση (έλλειψη μηχανισμού υποστήριξης που να απευθύνεται σε αιρετούς και managers), η έλλειψη κουλτούρας ορθού οικονομικού και διοικητικού προγραμματισμού, η οποία με τα νέα δεδομένα οδηγεί σε κυρώσεις και ακόμη μερική απώλεια της διαχειριστικής αυτονομίας του οργανισμού, η παρούσα Δημοτική Αρχή, εντόπισε από την αρχή της θητείας της και θεώρησε υποχρέωση της, αλλά και επιτακτική ανάγκη να δράσει προσαρμόζοντας εαυτόν.
Έτσι, μέσω του σχεδιασμού και της εγκατάστασης του Πληροφοριακού Συστήματος Οικονομικού Προγραμματισμού και Παρακολούθησης Οικονομικών Δεικτών ο Δήμος Παλλήνης επιδίωξε:
• Ανάπτυξη ενός συστήματος που θα αξιοποιεί τα υπάρχοντα στοιχεία για να διαμορφώνει αναφορές κρίσιμες στη λήψη αποφάσεων και θα βοηθά στον εντοπισμό ενδεχόμενων προβλημάτων.
• Ανταπόκριση στην ανάγκη των αιρετών και των υψηλόβαθμων στελεχών της Διοίκησης για άμεση πληροφόρηση σε κάθε επιθυμητή λεπτομέρεια και εν γένει να συντελεί στον ορθό προγραμματισμό της οικονομικής πολιτικής του οργανισμού.
• Δυνατότητα τυποποιημένων αλλά και ad-hoc αναφορών σύμφωνα με τις ανάγκες αλλά και τους στόχους που τίθενται από την Διοίκηση. Παράλληλα επιτρέπει την επεξεργασία και παρουσίαση εναλλακτικών προγνωστικών σεναρίων.
Ποια είναι τα οφέλη: πλήρη αξιοποίηση των υπαρχόντων συστημάτων που διαθέτουν οι Δήμοι, χωρίς να απαιτείτε ανθρώπινη παρέμβαση, έτσι ώστε να παράγονται άμεσα προσαρμοσμένες πληροφοριακές αναφορές για κάθε θέμα που η διοίκηση του Δήμου, θέλει να παρακολουθήσει.
Τα επόμενα βήματα για το Δήμο Παλλήνης είναι:
• Η εξέλιξη του συστήματος σε έναν ολοκληρωμένο μηχανισμό στήριξης -ένα εργαλείο διοικητικής πληροφόρησης - το οποίο θα δομηθεί έτσι ώστε να συνδυάζει πληροφορίες από τα διάφορα υποσυστήματα του υπάρχοντος πληροφοριακού συστήματος (Οικονομική, Μισθοδοσία, ΤΑΠ κλπ) και θα δίνει άμεσα και εύκολα την πληροφορία που χρειάζεται ο οργανισμός. Για παράδειγμα αντλώντας δεδομένα από το ΤΑΠ, την ύδρευση και τη μισθοδοσία θα μπορούσαν να δημιουργηθούν αναφορές που αφορούν τη σύνταξη του προϋπολογισμού ως προς τα ανταποδοτικά τέλη. Ταυτόχρονα μέσω κατηγοριών θα μπορούσες αυτόματα να εξάγεις τα ανελαστικά σου έξοδα κλπ. Άλλη λειτουργικότητα που θα πρέπει να προστεθεί είναι η αυτόματη ανάλυση κάποιων αποτελεσμάτων σε κάποιες αναφορές.
• Ήδη βρίσκεται σε ανάπτυξη από τον Δήμο Παλλήνης ένα πληροφοριακό σύστημα για τον σχεδιασμό, την ωρίμανση και παρακολούθηση της υλοποίησης έργων, υπηρεσιών και προμηθειών από τη στιγμή που θα προτείνονται από υπηρεσίες/φορείς/πολίτες έως και την τελική ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου.
